Como Organizar el Trabajo para lograr mayor eficiencia

Todos pasamos momentos en donde debemos organizarnos en el trabajo o estudio, y establecer horarios para no volvernos locos.  Si uno no tiene claro cómo organizar su tiempo, pues al final eso se vuelve una situación caótica y no vamos a conseguir hacer nada.

organizar el trabajo

Por ello aquí te doy una serie de consejos, en los que te cuento cómo organizarte mejor, cómo organizar en tu día a día para que pueda ser mucho más productivo y sacar adelante todo el trabajo. Así que si esto es uno de tus problemas estate muy atento a estos consejos que te voy a dar a continuación.

No te acostumbres a un horario fijo siempre

Es que tengas cuidado con la trampa del reloj que llamo yo, y está muy bien tener un horario perfectamente organizado donde a las nueve de la mañana tengo que hacer esto, a las diez esto otro, a la una lo siguiente.

Está muy bien, pero la vida realmente no funciona así. Siempre hay imprevistos.

Habrá momentos que por lo que sea, no vamos a ser igual de productivos, vamos a estar cansados, vamos a tener la cabeza en otro sitio. Y es por ello que esta bien establecer un horario, pero hay que intentar flexibilizarlo.

Con eso que quiero decir,  que está bien que te anotes las tareas que quieres hacer en un día, cuáles van a ser primero y cuáles después, pero tampoco te acostumbres a poner de tal a tal hora tengo que hacer esto porque no funciona.

Fija tus tareas y apuntalas

Entonces lo que vamos a hacer es un listado con las distintas tareas que vas a hacer a lo largo del día y a partir de ahí vas a trabajar pero sin horas, como muchos, poner una hora tope para finalizar el trabajo, pero asume que no vas a terminar todas las tareas porque suele ser imposible terminarlo todo, responde una hora de inicio, una de fin y lo que tienes que hacer pero no estimes esos periodos de tiempo porque no funciona muy bien.

Anótalas en tu agenda o en una libreta virtual

Te recomiendo que anotes todo, ve anotando en una agenda que puede ser en papel o electrónica, yo recomiendo electrónica, una agenda en la nube, por comodidad, porque la podemos consultar desde el smartphone, desde la tablets, desde cualquier pc, pero si quieres en papel perfecto.

Una buena aplicación para anotar tus notas puede ser Google Keep. Te permite ordenarlas y filtrarlas por etiquetas

¿Qué vas a anotar en la agenda?

Pues vas a anotar lo que has echo, cuanto tiempo has tardado, que reuniones has tenido, con quienes has hablado por teléfono, que e- mail urgente has recibido y demás, no igual todos porque puede ser muchos e- mail.

¿Qué vamos a hacer con lo que hemos anotado?

Vamos a detectar cuando hemos sido más y menos productivos, y cuando terminemos la jornada o la semana o el fin de semana puedes empezar a anotar de todo lo que has hecho. Por ejemplo, he tenido una reunión con esta persona pero ha sido completamente improductiva, no me ha valido para nada, o luego he tenido una llamada de cinco minutos que me ha sido muy útil.

Ve anotando eso, qué ha sido muy productivo, y cuál y dónde has perdido más tiempo o cuáles fueron esas tareas que no han sido nada productivas y que incluso te han echo perder el tiempo, de esta forma vas a detectar la mejor manera de optimizar luego tu horario y eso te va ayudar a sanar mucha productividad en el futuro.

Otra cosa que te recomiendo mucho es que priorices, como he dicho muchas veces, el regirse por la Ley de Pareto y es verdad, siempre hay tareas que nos dan muchos más beneficios, ya sea en lo económico, ya sean de satisfacción personal, lo que sea.

LEY DE PARETO , esta ley lo que dice es que con un 20% del esfuerzo hecho suele conseguir un 80% de los resultados.

PRIMER CONSEJO

Te centres en las tareas que te reporten unos mayores beneficios, si no lo que te recomiendo es que te centres primero en las tareas que disfrutes más, porque si éstas emprendiendo también es importante disfrutar  lo que estás haciendo, entonces reserva un 50 % de tu tiempo, al principio del día en tus horas más productivas, reserva ese tiempo para aquello que te gusta más, lo que le sacan más beneficios y en el 50% restantes, haz aquello que te gusta menos o que sea más prescindible.

SEGUNDO CONSEJO

Es que diez minutos antes de empezar a trabajar repases, esa agenda en la que tienes todo aquello que tienes que hacer ese día, o en la que vas anotando tareas.

¿Por qué?

Porque al ir leyendo lo que tenemos que hacer nos vamos preparando psicológicamente para saber cómo vamos a afrontar ese día, entonces es muy importante la preparación psicológica.

Para hacerte productivo es importante estar motivado y tener clara la hoja de ruta, que es lo que vamos a hacer, ve mirando todo lo que tienes que hacer y ve preparándote psicológicamente para ello.

TERCER CONSEJO

Que dediques después de cada tarea cinco minutos a hacer un poco de autocrítica, para después hacer una reunión, si no lo quieres hacer el fin de semana, cinco minutos después de que hayas acabado dices si lo que has echo te ha servido o ha sido una pérdida de tiempo y lo anotas.

Estos informes que acabo de hacer han valido o ha sido una pérdida de tiempo, lo anoto, y con ello luego el fin de semana vamos a poder hacer un balance de cuáles son las cosas que nos han ido mejor y peor y las que veamos o detectemos patrones de que algo no funciona, los vamos a ir desechando o cambiando, mientras que las que van bien vamos a ir incentivándolas o potenciándolas para conseguir mayores beneficios en el futuro.

CUARTO CONSEJO

También tiene que ver con el orden, a lo mejor tenéis muchas tareas que no disfrutais, podemos hacer una cosa, podemos dedicarle un 20% del tiempo esas tareas que son imprescindibles, que nos da muchos beneficios nos gusten o no, mientras que luego le dedicamos otros 20 o 30% a esas tareas que realmente disfrutamos con muchísima pasión.

Dedicarle la mitad del día pues a eso, a lo que es importante y a lo que disfrutamos, mientras que el 50% restante podemos dejar aquello que sea más prescindible o más aburrido.

QUINTO CONSEJO

Tienes que intentar eliminar los bloqueos que se tienen muy a menudo, tenlo presente que somos humanos y los vamos a tener.

¿como se suelen eliminar los bloqueos?

Cuando estés delante de la pantalla de la pc y ves que no avanzas, deja esa tarea como pendiente y te pones a hacer una que realmente te guste, una que realmente te motive y te pones a trabajar en ella y así no perderás el tiempo.

Si estuvieses muy saturado pues haz algo de ocio, ve a tomar un café, vete a dar un paseo, o lo que sea,  sal media hora que te dé un poco el aire y vuelves a empezar desde el principio, ya verás cómo esto te ayuda.

Y esto ha sido todo, espero que os haga gustado, les haya servido y se hayan entretenido, también cualquier comentario o sugerencia, duda simplemente pasan a decir hola por la sección de comentarios.

Referencias: https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done